POSTANOWIENIA OGÓLNE
Przedmiotowy dokument określa podstawowe zasady przetwarzania przez Administratora Danych osobowych Użytkowników Serwisu Delivio oraz Danych osobowych podmiotów, które nie pozostają bezpośrednio Użytkownikami Serwisu, np. odbiorców Przesyłek.
Administrator zapewnia należyte zabezpieczenie Danych osobowych przetwarzanych w ramach Serwisu Delivio. Przetwarzane Dane osobowe pozostają chronione przed dostępem do nich przez osoby nieupoważnione, a także przed przed ich nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Serwis Delivio pozostaje dostępny wyłącznie przez bezpieczne połączenie szyfrowane (HTTPS), służące zabezpieczeniu transmisji danych.
Pojęcia użyte w Polityce prywatności mają następujące znaczenie:
Administrator - oznacza spółkę QUALITY LOGISTICS SERVICE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Białymstoku (ul. Przędzalniana 60A, 15-688 Białystoк), KRS 0000475611, NIP 5423233116;
Dane osobowe - oznaczają informacje o Użytkownikach Serwisu lub odbiorcach Przesyłek, będących osobami fizycznymi, wykorzystywane przez Administratora lub podmioty trzecie w związku z zapewnieniem prawidłowego korzystania z funkcjonalności oferowanych w ramach Serwisu Delivio.
Dane osobowe mogą obejmować w szczególności imię, nazwisko, adres zamieszkania/adres do korespondencji, kraj, kod pocztowy, miejscowość, ulicę, numer domu/mieszkania, siedzibę, numer telefonu lub adres e-mail, nazwę firmy, numer NIP;
Regulamin - oznacza regulamin Serwisu Delivio dostępny pod adresem www.delivio.eu/regulamin
Rozporządzenie - oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Serwis Delivio - oznacza platformę internetową dostępną pod adresem www.delivio.eu, za pomocą której świadczone są Usługi Delivio;
Użytkownik - oznacza osobę fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, korzystającą z Serwisu Delivio;
Użytkownik Przedsiębiorca – oznacza Użytkownika będący osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, lub osobą fizyczną prowadzącą we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową niebędący Użytkownikiem Konsumentem.
Pozostałe pojęcia użyte w niniejszej Polityce prywatności pisane wielką literą mają znaczenie nadane im zgodnie z Regulaminem.
CELE PRZETWARZANIA ORAZ ZAKRES DANYCH
W ramach Serwisu Delivio Administrator może przetwarzać Dane osobowe w jednym lub kilku spośród wskazanych poniżej celów:
W celu prawidłowego świadczenia Użytkownikom Usług Delivio oferowanych w ramach Serwisu Delivio. Cel ten obejmuje m.in. prowadzenie i utrzymanie konta Użytkownika w Serwisie Delivio oraz realizację i rozliczenie Usług Delivio.
Dane przetwarzane w tym celu mogą obejmować: imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe, nazwę firmy, numer NIP, numer rachunku bankowego oraz adres IP urządzenia, z którego korzysta Użytkownik;
W celu realizacji przez Administratora nałożonych na niego obowiązków, w tym związanych z realizowanymi Usługami Delivio. Obowiązki Administratora dotyczą m.in. wystawienia odpowiednich dokumentów księgowych oraz ich przechowywania przez określony przepisami czas, a także przyjmowania oraz rozpatrywania składanych reklamacji. Dane przetwarzane w tym celu mogą obejmować: imię, nazwisko, dane adresowe, numer NIP, nazwę firmy;
W celu zabezpieczenia prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na możliwością podjęcia obrony wobec kierowanych względem niego roszczeń lub zarzutów, a także zapewnienia mu możliwości dochodzenia roszczeń od Użytkowników. Dane przetwarzane w tym celu mogą obejmować: imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe, nazwę firmy oraz inne dane niezbędne do realizacji tego celu;
W celach marketingowych polegających na przesyłaniu na wskazany przez Użytkownika adres e-mail informacji o produktach i usługach oferowanych przez Administratora. Dane przetwarzane w tym celu obejmują: imię, nazwisko oraz adres e-mail;
W celach kontaktu z Administratorem zainicjowanego przez Użytkownika poprzez wypełnienie formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie albo wysłanie wiadomości e-mail/listu za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej. Dane przetwarzane w tym celu obejmują: numer telefonu lub adres e-mail, a także mogą obejmować inne dane osobowe podane przez Użytkownika w trakcie kontaktu.
PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych przez Administratora zależą od celów, dla których Dane te są wykorzystywane.
W przypadku zapewnienia prawidłowego świadczenia Usług Delivio lub ich rozliczenia, podstawę przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia, czyli niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
W przypadku realizacji nałożonych na Administratora obowiązków prawnych podstawę przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia, czyli wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Obowiązki te mogą być uszczegółowione w przepisach krajowych, np. ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, czy też ustawie z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;
W przypadku zabezpieczenia prawnie uzasadnionych interesów Administratora podstawę przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia. Przetwarzanie na tej podstawie jest dokonywane jedynie, gdy interesy lub podstawowe prawa i wolności Użytkowników nie mają nadrzędnego charakteru wobec prawnie uzasadnionych interesów Administratora;
W przypadku podejmowania przez Administratora działań marketingowych polegających na przesyłaniu Użytkownikom na na wskazany przez nich adres e-mail informacji o produktach i usługach oferowanych przez Administratora podstawę przetwarzania danych stanowi zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia;
Art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia, czyli zgoda stanowi również podstawę przetwarzania w przypadku nawiązania przez Użytkownika kontaktu z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poprzez wysłanie wiadomości e-mail/listu pocztą elektroniczną/tradycyjną.
ŹRÓDŁA POCHODZENIA DANYCH
Administrator pozyskuje Dane osobowe przede wszystkim bezpośrednio od Użytkowników Serwisu Delivio, np. gdy Użytkownik rejestruje konto w Serwisie Delivio, korzysta z Usług Delivio lub wypełnia formularz kontaktowy.
Administrator może także pozyskiwać Dane osobowe pośrednio, np. gdy Użytkownik przekaże mu dane odbiorcy Przesyłki na potrzeby realizacji Usług Delivio.
Administrator może również uzyskiwać Dane osobowe od Partnerów realizujących Usługi Przewozu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w sytuacji, gdy Administrator pozostaje zaangażowany w proces reklamacyjny pomiędzy Użytkownikiem, a Partnerem. W takim przypadku Administrator może uzyskać dostęp do danych pozyskanych przez Partnera w związku z realizowaną przez niego Usługą Przewozu.
Dane pozyskiwane przez Administratora w sposób pośredni obejmują dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, a także mogą obejmować inne informacje, np. informacje podane Partnerowi przez Użytkownika w toku procesu reklamacyjnego.
DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
Podanie Danych osobowych pozostaje całkowicie dobrowolne. Jest ono jednak niezbędne do korzystania z funkcjonalności Serwisu Delivio takich jak założenie konta, zamówienia Usługi Delivio, otrzymania informacji handlowej, czy też nawiązania kontaktu z Administratorem.
Brak podania określonych Danych osobowych może uniemożliwiać prawidłowe korzystanie z funkcjonalności Serwisu Delivio.
ODBIORCY DANYCH
Odbiorcami Danych osobowych pozostają podmioty, którym Administrator może przekazać przetwarzane dane dla potrzeb zapewnienia prawidłowego korzystania z funkcjonalności Serwisu Delivio lub uczestniczącymi w realizacji Usług Delivio.
Odbiorcami pozostają w szczególności:
Partnerzy wymienieni w Załączniku numer 1 do Regulaminu;
Dostawcy usług płatniczych;
Ubezpieczyciel zapewniający ubezpieczenie Przesyłek;
Podmioty przetwarzające Dane osobowe na polecenie Administratora, np. dostawcy usług hostingowych, z których usług korzysta Administrator w celu przechowywania Danych osobowych, podmioty zapewniające obsługę Serwisu Delivio w zakresie IT.
Odbiorcami Danych osobowych mogą ponadto pozostawać podmioty, które świadczą na rzecz Administratora określone usługi, niezwiązane bezpośrednio z funkcjonowaniem Serwisu Delivio, np. kancelarie prawne w przypadku dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami Użytkowników.
Celem uzyskania szczegółowych informacji o odbiorcach mogących mieć dostęp do Danych zachęcamy do kontaktu z Administratorem.
Informujemy, że podmioty wskazane w pkt 1 - 3 powyżej, tj. Partnerzy, Dostawcy usług płatniczych oraz Ubezpieczyciel pozostają odrębnymi administratorami Danych osobowych. Zachęcamy Użytkowników do zapoznania się z zasadami przetwarzania ich danych przez te podmioty. Informacje w tym zakresie są dostępne na ich stronach internetowych w zakładkach dotyczących ochrony danych.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Administrator przechowuje przetwarzane Dane osobowe do momentu realizacji celu, dla którego są one wykorzystywane, upływu okres wynikającego z przepisów prawa nakładających na Administratora obowiązek posiadania danych lub do momentu wycofania zgody/wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania, zgodnie z postanowieniami Sekcji VII poniżej.
Poniżej wskazano maksymalne okresy przechowywania przez Administratora Danych osobowych, w zależności od celu ich przetwarzania:
Dane wykorzystywane na potrzeby założenia i prowadzenia konta w Serwisie Delivio - do czasu korzystania przez Użytkownika z Serwisu Delivio, nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących świadczonych za jego pośrednictwem Usług Delivio;
Dane przetwarzane dla celów realizacji obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, np. w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - do czasu upływu okresów określonych w odpowiednich przepisach prawa, nakładających na Administratora dany obowiązek;
Dane przetwarzane do celów kontaktowych - do zakończenia prowadzonej korespondencji, jeśli dane w tożsamym zakresie nie są jednocześnie przetwarzane również w innych celach;
Dane przetwarzane na potrzeby prowadzenia działań marketingowych - do czasu wycofania zgody umożliwiającej ich wykorzystanie w tym celu;
Dane przetwarzane na potrzeby obsługi procesu reklamacyjnego - do momentu zakończenia postępowania reklamacyjnego;
Dane przetwarzane dla celów ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora - do czasu realizacji celu, dla którego nastąpiło przetwarzanie, za wyjątkiem sytuacji, gdy Użytkownik wniesie skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora. W takim przypadku dane są niezwłocznie usuwane z zasobów Administratora, chyba że służą jednocześnie realizacji innych celów, np. pozostają niezbędne do prowadzenia konta w Serwisie Delivio lub wykonania Usług Delivio.
Administrator każdorazowo ustala okres przechowywania Danych osobowych biorąc pod uwagę cele, dla których zostały one pozyskane. Zakres Danych przetwarzanych w różnych celach może przy tym pozostawać tożsamy, np. Administrator może wykorzystywać ten sam adres e-mail Użytkownika na potrzeby rejestracji konta w Serwisie Delivio, a jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę również na potrzeby działań marketingowych. W takim przypadku Dane osobowe będą przechowywane do czasu realizacji ostatniego z celów przetwarzania.
UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH
Podmiotom, których Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora przysługują określone uprawnienia. Uprawnienia te wynikają z przepisów Rozporządzenia i obejmują:
Prawo żądania od Administratora udostępnienia osobie występującej z żądaniem dotyczących jej Danych osobowych. Uprawnienie to umożliwia osobie, której dane dotyczą uzyskanie potwierdzenia, czy Administrator przetwarza jej Dane osobowe. Jeżeli tak jest, to osoba może również otrzymać dostęp do tych danych, a także uzyskać informacje w zakresie celów, dla których są przetwarzane, zakresu danych, podmiotów, którym Dane są przekazywane oraz okresu ich przechowywania przez Administratora;
Prawo żądania sprostowania Danych, które są niepoprawne lub nieaktualne. Dzięki temu uprawnieniu osoba, której dane są przetwarzane ma możliwość uzupełnienia nieprawidłowości w zakresie dotyczących jej danych lub ich uzupełnienia, jeżeli okaże się to niezbędne;
Prawo żądania usunięcia Danych. Osoby, których Dane dotyczą mogą żądać od Administratora usunięcia niektórych lub wszystkich swoich danych. Uprawnienie to pozostaje ograniczone do przypadków, gdy Dane te nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Danych. Uprawnienie to pozwala na zapewnienie osobom, których dane dotyczą wykorzystania ich Danych przez Administratora, w sytuacji, gdy kwestionują one prawidłowość Danych lub gdyby przetwarzanie okazało się niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwiała się ich usunięciu, domagając się w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych. Osoba, której Dane dotyczą może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora. Sprzeciw powinny uzasadniać przyczyny dotyczące szczególnej sytuacji takiej osoby. Skuteczne wniesienie sprzeciwu spowoduje zaprzestanie dalszego przetwarzania przez Administratora Danych;
Prawo do przenoszenia Danych. Jeżeli przetwarzanie Danych odbywa się w sposób zautomatyzowany, a podstawą przetwarzania jest zgoda lub niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, osoba ta może żądać od Administratora przekazania jej - w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego - dotyczących jej Danych. Przedmiotowe uprawnienie umożliwia także złożenie żądania, by Dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Prawo do wycofania zgody. W przypadku przetwarzania przez Administratora Danych na podstawie zgody, np. wykorzystania adresu e-mail do wysyłki korespondencji marketingowej, osobie która wyraziła taką zgodę przysługuje uprawnienie do wycofania takiej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na tej podstawie przed wycofaniem zgody.
Wycofanie zgody jest możliwe poprzez wysłanie wiadomość na adres e-mail Administratora wskazany w Sekcji XI Polityki.
Zgodę wyrażoną dla potrzeb otrzymywania informacji marketingowych można również wycofać korzystając z odnośnika zawartego w treści otrzymanej korespondencji marketingowej.
Prawo wniesienia skargi do Organu nadzoru. W przypadku uznania przez osobę, której dane dotyczą, że przetwarzanie dokonywane przez Administratora pozostaje niezgodne z prawem osoba taka może wnieść skargę do Organu nadzoru - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wskazane w wyżej uprawnienia można realizować kontaktując się z Administratorem na za pośrednictwem wskazanych w Sekcji XI danych kontaktowych.
POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Korzystanie z funkcjonalności Serwisu Delivio przez Użytkowników Przedsiębiorców może wymagać zawarcia dodatkowej umowy dotyczącej powierzenia Administratorowi przetwarzania Danych osobowych.
Taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy Użytkownik Przedsiębiorca - w ramach wykonywanej działalności gospodarczej lub zawodowej - będzie korzystał z Usług Delivio obejmujących pośrednictwo Administratora przy wysyłce, odbiorze lub doręczaniu Przesyłek.
Przekazanie Administratorowi przez Użytkownika Przedsiębiorcę danych osób, które pozostają adresatami Przesyłek będzie wymagało w takim przypadku zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 Rozporządzenia.
Wzór umowy powierzenia przetwarzania jest dostępny www.delivio.eu/owu
Akceptując postanowienia Polityki Użytkownik Przedsiębiorca potwierdza zapoznanie się i akceptację treści Ogólnych Warunków Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych: regulujących zasady powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 Rozporządzenia
PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH
Korzystanie z Serwisu Delivio może wiązać się z koniecznością przekazania Danych osobowych do państwa trzeciego. Państwem trzecim pozostaje państwo spoza obszaru Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przekazanie Danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić, gdy Usługi Delivio obejmują dostarczenie Przesyłki w ramach transportu międzynarodowego. W takiej sytuacji Administrator podejmie niezbędne środki celem zapewnienia, by przetwarzanie Danych w państwe trzecim zapewniało odpowiedni poziom ich ochrony. W tym celu Administrator będzie stosował odpowiednie mechanizmy ochrony, w tym w szczególności tzw. standardowe klauzule umowne, które Komisja Europejska uznaje za odpowiednie instrumenty prawne zabezpieczające dane osobowe przy ich transferze do państw trzecich.
KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
Z Administratorem można kontaktować się w następujący sposób:
za pośrednictwem poczty elektronicznej, wysyłając wiadomość e- mail na adres: biuro@delivio.eu
za pośrednictwem poczty tradycyjnej wysyłając list na adres siedziby Administratora: ul. Przędzalniana 60A, 15-688 Białystok.
